(趣旨)

第1条　石狩東部広域水道企業団事務局(以下「事務局」という。)における文書の管理に関してはその他別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(定義)

第2条　この規程において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書の取扱いを的確かつ迅速に行わなければならない。

(文書の区分)

第4条　文書の区分は、次のとおりとする。

(総務課長の責務)

第5条　総務課長は、事務局における文書の管理を総括する。

(課長等の責務)

第6条　事務局の課長(課に相当する組織の長を含む。以下同じ。)は、当該課における文書の管理を統括し、その適正かつ円滑な運営を図らなければならない。

(文書主任及び文書副主任の指名)

第7条　企業団の課に文書主任を置く。

(文書主任の責務)

第8条　文書主任は、上司の命を受けて、次の業務を処理する。ただし、総務課以外の文書主任は2号を除く。

(帳簿等)

第9条　総務課に、次に掲げる帳簿等を備えなければならない。

(到達文書の処理)

第10条　事務局に到達した文書は、総務課の文書主任において収受し、次に定めるところにより、速やかに処理しなければならない。

第11条　総務課の文書主任を経ない文書を受けた者は、直ちに、当該文書を総務課の文書主任に回付しなければならない。

第12条　文書管理簿又は件名(標題)別文書管理簿(以下「文書管理簿等」という。)に登記した文書(以下「登記済文書」という。)は、総務課の文書主任において総務課長に配布した後、直ちに、当該文書に係る主務課に配布するものとする。

(登記済文書の処理)

第13条　主務課長等は、登記済文書の配布を受けたとき、又は必要があるときは、その内容が事務局として意思の決定(以下「決定」という。)を要しないものを除き、その文書の処理について、決裁権者(事務決裁規程(昭和62年石狩東部広域水道企業団企業管理規程第7号。以下「事務決裁規程」という。)第2条第3号の決裁権者をいう。以下同じ。)の指示を受けるものとする。ただし、決定を要するもののうち、軽易又は定例的なもので決裁権者の指示を要しないと認めるものについては、この限りでない。

(電子メール等による文書の収受)

第14条　電子メール及びファクシミリ装置により受信した文書は、速やかに紙に出力し、企業団に直接到達した文書として前4条の規定により処理するものとする。

(報告)

第15条　軽易文書の配布若しくは決定を要しない文書の回付を受けたとき、又は主管の事務に関する資料を得たときは、別記第6号様式の報告書用紙及び継続用紙による処理、文書の余白による処理、帳簿による処理、口頭その他の方法により、上司及びその内容に関係のある事務を主管する他の課等に報告しなければならない。

第16条　報告が終了した文書(収受に基づくものを除く。)は、文書主任において、文書管理簿に登記しなければならない。

(決定書案の作成)

第17条　主務課長等は、第13条の規定により決裁権者から必要な処理の方針の指示を受けたものについて、自ら起案し、又は事務担当者に決定書案を作成させなければならない。この場合において、主務課長等が不在のときは、当該職の下位の職にある者が順次その事務を代行するものとする。

(起案の方法)

第18条　決定書案の起案は、別記第8号様式の決定書用紙及び継続用紙を用い、次に定めるところにより行わなければならない。ただし、別に定めのある場合は、この限りでない。

(例文処理)

第19条　令達文書(訓令を除く。)、一般文書及び法令の規定により様式が定められている文書のうち、常例の案文によることができる事案についての起案は、当該案文についてあらかじめ決裁権者の承認を受けた後、一定の帳簿により行うことができる。

(合議及び協議)

第20条　主務課長等は、決定書案が次の各号に該当するときは、当該各号に定めるところにより、必要な合議又は協議を行わなければならない。

第21条　決定書案の合議を受けた課長等は、当該決定書案について意見を異にするときは、その意見を添えて主務課に返付しなければならない。

第22条　主務課長等は、合議し、又は協議した決定書案が廃案となったときは、その旨を合議先又は協議先に通知しなければならない。

(総務課長への合議)

第23条　次に掲げる決定書案は、総務課長に合議しなければならない。ただし、総務課長の指定するものについては、この限りでない。

(決定書案の回付)

第24条　決定書案の内容が緊急を要するものは、持ち回りをすることができる。

(決定書の処理)

第25条　決定書案について決定を受けたときは、決定書又は第19条の帳簿にその決定年月日を記入しなければならない。

(決定書の閲覧)

第26条　決定書案を回付した場合であって、決定書案の回付を受ける者が不在のときは、閲覧に供さなければならない。ただし、軽易又は定例的なものその他閲覧の必要がないと認めるものについては、この限りでない。

(文書の名義)

第27条　法令の規定により権限を行使するための文書は、権限を有する者(法令の規定に基づき委任を受けた者を含む。)の名で施行しなければならない。

(文書の記名)

第28条　決定を施行するための文書(以下「施行文書」という。)の記名は、当該職及び氏名をもって表示するものとする。ただし、前条第2項の規定により施行文書については、氏名を省略することができる。

第29条　施行文書のうち送付を要するものには、その本文の末尾に、主管の課名等当該文書についての連絡先を括弧を付して表示するものとする。ただし、免許証、表彰状その他これらに類するものについては、この限りでない。

(記号及び番号)

第30条　施行文書には、文書主任において、記号及び番号を付さなければならない。ただし、告示以外の公示文書及び軽易な文書については、この限りでない。

(公印の押印)

第31条　施行文書のうち送付を要するものには、公印を押さなければならない。ただし、軽易なもの及び次条第2項については、この限りでない。

(発送及び送信)

第32条　郵便若しくは信書便又は電報による文書の発送は、総務課において行うものとする。

(文書の分類)

第33条　事務局は、事務事業ごとに適正に文書を分類しなければならない。

(文書の保存期間)

第34条　主務課長は、前条の規定により文書分類表を作成するときは、各分類項目に属する処理が完結した事案に係る文書(以下「完結文書」という。)の保存期間を併せて定めるものとする。

(保存期間の起算日及び特例)

第35条　前条の文書の保存期間の起算日は、次の各号に掲げる文書の区分以外は、文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。

(編集の方法)

第36条　完結文書並びに完結文書以外の文書のうち、決定を要しないものにあっては報告済みのもの、決定を要するもので施行を要しないものにあっては決定済みのもの及び施行を要するものにあっては施行済みのもの(以下「未完結文書」という。)の編集は、次に定めるところにより主務課においてしなければならない。

第37条　前条の規定により完結文書を編集する場合において、分類項目を異にする完結文書を参照する必要があるときは、別記第9号様式の参照票を編入しなければならない。

第38条　図面等本書につづり難い文書は、適宜に分離して編集することができる。この場合において、本書及び分離した図面等には、それぞれ参照票を添付しなければならない。

(製本の方法)

第39条　前3条の規定により編集した完結文書は、保存期間の起算日から30日を経過する日までに次に定めるところにより主務課において製本しなければならない。ただし、保存期間の起算日から30日を経過した日までに製本し難いものにあっては、同日後に製本することができる。

(保存箱)

第40条　第36条から第38条までの規定により編集した完結文書で製本し難いものは、前条の規定にかかわらず、保存箱に収納して製本に代えることができる。この場合において、保存箱の外面には、表紙を付けなければならない。

(適用除外)

第41条　前2条の規定は、主務課において保存する完結文書で製本し、又は保存箱に収納することが適当でないものについては、適用しない。

(保存文書台帳の作成等)

第42条　第39条及び第40条の規定により製本し、又は保存箱に収納した完結文書は、主務課において速やかに別記第13号様式の保存文書台帳に登記しなければならない。

(保管)

第43条　事務局は、未完結文書並びに保存期間の起算日前までの間における完結文書を主務課長が指定する場所で管理(以下「保管」という。)しなければならない。

(文書の保存)

第44条　事務局は、完結文書を保存期間の起算日からその廃棄の日までの間、文書主管課長又は主務課長が指定する場所で管理(以下「保存」という。)しなければならない。

(主務課保存)

第45条　事務局の完結文書のうち次に掲げるものは、主務課において保存しなければならない。

(文書主管課保存)

第46条　前条第1号に掲げる完結文書以外の完結文書のうち、主務課において保存し難いものは、文書主管課において保存することができる。

(引継ぎ)

第47条　第46条の規定により文書主管課において保存することができる完結文書は、毎年、文書主管課長が指定する日に、文書主管課に引き継がなければならない。ただし、文書主管課長がやむを得ないと認めるものについては、その都度引き継ぐことができる。

(保存文書台帳の登記)

第48条　前条の規定する完結文書の引継ぎが完了したときは、主務課及び文書主管課においてそれぞれ保存文書台帳にその旨を登記しなければならない。

(文書主管課保存文書の還付)

第49条　主務課において文書主管課保存文書(文書主管課において引継ぎを受けて保存中の文書をいう。以下同じ。)の還付を受け、保存しようとするときは、別記第15号様式の文書主管課保存文書還付承認申請書により文書主管課長の承認を得なければならない。

(保存文書台帳への登記)

第50条　前条の規定により文書主管課保存文書の還付が完了したときは、文書主管課及び主務課においてそれぞれ保存文書台帳にその旨を登記しなければならない。

(閲覧等の手続)

第51条　主務課保存文書(主務課において保存中の文書をいう。以下同じ。)を主務課の職員以外の職員が閲覧し、又はその貸出しを受けようとするときは、別記第16号様式の文書閲覧(借入・貸出)書により主務課長の承認を得なければならない。

(貸出期間)

第52条　保存中の文書の貸出期間は、10日以内とする。

(転貸及び庁外持出しの制限)

第53条　第51条の規定により貸出しを受けた文書(以下「借入文書」という。)は、他に転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない場合において、別記第17号様式の貸出文書転貸等承認申請書により、主務課保存文書にあっては主務課長の、文書主管課保存文書にあっては文書主管課長の承認を得たときは、この限りでない。

(閲覧文書及び借入文書の取扱い)

第54条　第51条の規定により閲覧している文書(以下「閲覧文書」という。)及び借入文書は、改編し、追補し、又は訂正してはならない。

(閲覧等の拒絶)

第55条　主務課長及び文書主管課長は、文書管理上必要があると認めるときは、一時その閲覧若しくは貸出を拒み、又は貸出期間中であってもその返納を求めることができる。

(閲覧文書又は借入文書の返納)

第56条　閲覧文書又は借入文書の返納を受けたときは、主務課及び文書主管課において文書閲覧(借入・貸出)書に受領印を押さなければならない。

(部外者の閲覧等)

第57条　保存中の文書は、職員以外の者に貸し出してはならない。

(保管中の文書の閲覧及び貸出し)

第58条　第51条から前条までの規定は、保管中の文書について準用する。

(廃棄の手続)

第59条　主務課保存文書で保存期間の満了したものは、主務課において主務課長の決定を経て廃棄しなければならない。

(保存文書台帳への登記)

第60条　前条第1項の規定により廃棄するとき及び同条第3項の規定により報告を受けたときは主務課において、同条第2項の規定により廃棄したときは文書主管課において、それぞれ保存文書台帳に廃棄した旨を登記しなければならない。

(廃棄の方法)

第61条　廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものは、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。

(廃棄の特例)

第62条　保存期間が永年の文書で、文書主管課長及び主務課長が保存の必要がないと認めたものは、廃棄することができる。この場合においては、前3条の規定を準用する。

(保存の延長)

第63条　保存期間の満了した文書であって、なお保存の必要があると認められるものは、第59条の規定にかかわらず、次に定めるところにより引き続き保存することができる。

(保存文書台帳への登録)

第64条　前条の規定により保存を延長したときは主務課において、同条第2号の承認をしたときは文書主管課において、それぞれ保存を延長した旨を保存文書台帳に登記しなければならない。

(書庫の管理)

第65条　書庫(文書を収納することができる施設をいう。以下同じ。)は、文書主管課及び主務課において管理しなければならない。

(書庫内の保全)

第66条　文書主管課長及び主務課長は、文書の損傷防止のため、常に、書庫内の通気、防湿等に努めなければならない。

(マイクロフィルムの撮影等)

第67条　保存中の文書は、マイクロフィルムに撮影することができる。

(電子情報の管理)

第68条　第3条及び第5条から第8条までの規定は、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、事務局が組織的に用いるもの(以下「電子情報」という。)の管理について準用する。

(雑則)

第69条　この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、総務課長の定めるところによる。