(目的)

第1条　この訓令は、石狩東部広域水道企業団監査委員事務局(以下「事務局」という。)における文書の管理に関し必要な事項を定めることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書の取扱いは、的確かつ迅速に行わなければならない。

(秘密の保持)

第3条　秘密の取扱いを要する文書は、特に細密な注意を払って取扱い、鍵のかかる箇所に保管しなければならない。

(文書主任)

第4条　事務局に、文書主任を置く。

(文書の区分)

第5条　文書の区分は、次のとおりとする。

(文書の名義)

第6条　法令の規定により権限を行使するための文書は、権限を有する者の名で施行しなければならない。

(帳簿等)

第7条　事務局に、次の各号に掲げる帳簿等を備えなければならない。

(到達文書の処理)

第8条　事務局に到達した文書(以下「到達文書」という。)は、文書主任において収受し、次の各号に定めるところにより、速やかに処理しなければならない。

第9条　文書主任を経ない文書を受けたとき、又は主管に属しない到達文書の配布を受けたときは、直ちに、文書主任に回付しなければならない。

第10条　文書管理簿に登記した到達文書(以下「登記済文書」という。)は、文書主任において、直ちに、事務局長に配布するものとする。

第11条　事務局長は、登記済文書の配布を受けたときは、その内容が、決定を要するものについては決裁権者に、決定を要しないものについては事務担当者に回付しなければならない。ただし、登記済文書の内容が決定を要するもののうち、軽易又は定例的なもので決裁権者の指示を要しないと認めるものについては、直ちに、事務担当者に回付することができる。

(報告)

第12条　軽易文書の配布若しくは決定を要しない文書の回付を受けたとき、又は主管の事務に関する資料を得たときは、別記第5号様式の報告書用紙及び継続用紙による処理、文書の余白による処理、帳簿による処理、口頭その他の方法により、上司及びその内容に関係のある事務を主管する他の課に報告しなければならない。

第13条　報告が終了した文書(収受に基づくものを除く。)は、文書主任において、文書管理簿に登記しなければならない。

(文書の記名)

第14条　決定を施行するための文書(以下「施行文書」という。)の記名は、当該職及び氏名をもって表示するものとする。ただし、第6条第2項の規定により施行文書については、氏名を省略することができる。

(記号及び番号)

第15条　施行文書には、文書主任において、記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(公印の押印)

第16条　施行文書のうち送付を要するものには、公印を押さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(発送)

第17条　郵便による文書の発送は、石狩東部広域水道企業団事務局総務課において行うものとする。

(文書の閲覧及び持出禁止)

第18条　文書を他に閲覧、謄写等をさせる場合には、上司の許可を受け、かつ、文書閲覧簿(別記第7号様式)に登記しなければならない。

(文書の分類及び保存期間)

第19条　文書の分類及び保存期間については、石狩東部広域水道企業団文書管理規程(平成16年石狩東部広域水道企業団企業管理規程第1号)第33条に規定する文書分類表によるほか、事務局長が事務局の事務事業に応じた文書分類表を作成して定めるものとする。

(補則)

第20条　この訓令に定めがあるもののほか、事務局における公用文の作成その他の文書の取扱いについては、石狩東部広域水道企業団事務局における文書の取扱いの例による。