(趣旨)

第1条　石狩東部広域水道企業団議会事務局(以下「事務局」という。)における文書の管理に関しては、別に定めるもののほか、この訓令の定めることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書の取扱いは、的確かつ迅速に行わなければならない。

(事務局長の責務)

第3条　事務局長は、事務局における文書の管理に関し必要な調査を行い、並びに文書の管理に関する指導及び改善に努めなければならない。

(文書主任の指名)

第4条　事務局に、文書主任を置く。

(文書主任の責務)

第5条　文書主任は、上司の命を受けて、次の業務を処理する。

(文書の区分)

第6条　文書の区分は、次のとおりとする。

(帳簿等)

第7条　事務局に、次に掲げる帳簿等を備えなければならない。

(到達文書の処理)

第8条　事務局に到達した文書(議案等及び請願・陳情(以下「議案・請願等」という。)に関するものを除く。以下「到達文書」という。)は、文書主任において収受し、次に定めるところにより、速やかに処理しなければならない。

第9条　文書主任を経ない文書を受けた者は、直ちに、当該文書を文書主任に回付しなければならない。

第10条　文書管理簿又は件名(標題)別文書管理簿(以下「文書管理簿等」という。)に登記した文書(以下「登記済文書」という。)は、文書主任において、直ちに、事務局長に配布するものとする。

第11条　事務局長は、登記済文書の配布を受けたとき、又は必要があるときは、その内容が、意思の決定(以下「決定」という。)を要するものについては決裁権者(議会事務局決裁規程(昭和62年石狩東部広域水道企業団議会訓令第2号)第2条第3号の決裁権者をいう。以下同じ。)の指示を受けるものとする。ただし、決定を要するもののうち、軽易又は定例的なもので決裁権者の指示を要しないと認めるものについては、この限りでない。

第12条　議案・請願等は、文書主任において収受し、次の定めるところにより処理の上、事務局長に配布しなければならない。

第13条　文書主任は、重要又は異例に属する議案・請願等の配布を受けたときは、直ちに、事務局長に報告して指示を受け、その他のものにあっては、次に定めるところにより、処理しなければならない。

(電子メール等による文書の収受)

第14条　電子メール及びファクシミリ装置により受信した文書は、速やかに紙に出力し、企業団に直接到達した文書として、第8条から第11条までの規定により処理するものとする。

(報告)

第15条　軽易文書の配布若しくは決定を要しない文書の回付を受けたとき、又は主管の事務に関する資料を得たときは、別記第8号様式の報告書用紙及び継続用紙による処理、文書の余白による処理、帳簿による処理、口頭その他の方法により、上司及びその内容に関係のある事務を主管する他の課等に報告しなければならない。

第16条　報告が終了した文書(収受に基づくものを除く。)は、文書主任において、文書管理簿に登記しなければならない。

(決定書案の作成)

第17条　事務局長は、第11条の規定により決裁権者から必要な処理の方針の指示を受けたものについて、自ら起案し、又は事務担当者に決定書案を作成させなければならない。この場合において、事務局長が不在のときは、当該職の下位の職にある者が順次その事務を代行するものとする。

(起案の方法)

第18条　決定書案の起案は、別記第10号様式の決定書用紙及び継続用紙を用い、次に定めるところにより行わなければならない。ただし、別に定めのある場合は、この限りでない。

(例文処理)

第19条　令達文書(訓令を除く。)、一般文書及び法令の規定により様式が定められている文書のうち、常例の案文によることができる事案についての起案は、当該案文についてあらかじめ決裁権者の承認を受けた後、一定の帳簿により行うことができる。

(合議及び協議)

第20条　決裁権者は、決定書案が次の各号に該当するときは、当該各号に定めるところにより、必要な合議又は協議を行わなければならない。

第21条　決定書案の合議を受けた事務局の課長等は、当該決定書案について意見を異にするときは、その意見を添えて主務課に返付しなければならない。

第22条　決裁権者は、合議し、又は協議した決定書案が廃案となったときは、その旨を合議先又は協議先に通知しなければならない。

(決定書の処理)

第23条　決定書案について決定を受けたときは、決定書又は第19条の帳簿にその決定年月日を記入しなければならない。

(決定書の閲覧)

第24条　決定書案を回付した場合であって、決定書案の回付を受ける者が不在のときは、閲覧に供さなければならない。ただし、軽易又は定例的なものその他閲覧の必要がないと認めるものについては、この限りでない。

(文書の名義)

第25条　法令の規定により権限を行使するための文書は、権限を有する者(法令の規定に基づき委任を受けた者を含む。)の名で施行しなければならない。

(文書の記名)

第26条　決定を施行するための文書(以下「施行文書」という。)の記名は、当該職及び氏名をもって表示するものとする。ただし、前条第2項の規定により施行文書については、氏名を省略することができる。

第27条　施行文書のうち送付を要するものには、その本文の末尾に、当該文書についての連絡先を括弧を付して表示するものとする。ただし、表彰状その他これらに類するものについては、この限りでない。

(記号及び番号)

第28条　施行文書には、文書主任において、記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(公印の押印)

第29条　施行文書のうち送付を要するものには、公印を押さなければならない。ただし、軽易なもの及び次条第2項については、この限りでない。

(発送)

第30条　郵便若しくは信書便又は電報による文書の発送は、石狩東部広域水道企業団事務局総務課において行うものとする。

(文書分類表)

第31条　事務局長は、事務事業に応じた文書分類表を作成しなければならない。

(文書の保存期間)

第32条　事務局長は、前条の規定により文書分類表を作成するときは、各分類項目に属する処理が完結した事案に係る文書(以下「完結文書」という。)の保存期間を、併せて定めるものとする。

(保存期間の起算日)

第33条　完結文書の保存期間の起算日は、当該各号に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、これにより難いものの起算日については、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、当該各号に定めるとおりとする。

(編集の方法)

第34条　完結文書並びに完結文書以外の文書のうち、決定を要しない文書にあっては報告済みのもの、決定を要する文書で施行を要しないものにあっては決定済みのもの及び施行を要するものにあっては施行済みのもの(以下「未完結文書」という。)の編集は、次に定めるところにより事務局においてしなければならない。

第35条　前条の規定により完結文書を編集する場合において、分類項目を異にする完結文書を参照する必要があるときは、別記第11号様式の参照票を編入しなければならない。

第36条　図面等本書につづり難い文書は、適宜に分離して編集することができる。この場合において、文書及び分離した図面等には、それぞれ参照票を添付しなければならない。

(製本の方法)

第37条　前3条の規定により編集した完結文書は、保存期間の起算日から30日を経過する日までに次に定めるところにより総務課において製本しなければならない。ただし、保存期間の起算日から30日を経過した日までに製本し難いものにあっては、同日後に製本することができる。

(保存箱)

第38条　第34条から第36条までの規定により編集した完結文書で製本し難いものは、前条の規定にかかわらず、保存箱に収納して製本に代えることができる。この場合において、保存箱の外面には、表紙を付けなければならない。

(適用除外)

第39条　前2条の規定は、事務局において保存する完結文書で製本し、又は保存箱に収納することが適当でないものについては、適用しない。

(保存文書台帳の作成等)

第40条　第37条及び第38条の規定により製本し、又は保存箱に収納した完結文書は、総務課において速やかに別記第15号様式の保存文書台帳に登記しなければならない。

(保管)

第41条　未完結文書及び保存期間の起算日前までの完結文書は、総務課長は指定する場所で管理(以下「保管」という。)しなければならない。

(保存)

第42条　保存期間の起算日が到来した完結文書は、その廃棄の日まで、総務課長が指定する書庫等で管理(以下「保存」という。)しなければならない。

(閲覧等の手続)

第43条　保存中の文書を事務局の職員以外の職員が閲覧しようとするときは、事務局長の承認を得なければならない。

(閲覧文書の取扱い)

第44条　前条の規定により閲覧している文書(以下「閲覧文書」という。)は、改編し、追補し、又は訂正してはならない。

(閲覧の拒絶)

第45条　事務局長は、文書管理上必要があると認めるときは、一時その閲覧を拒むことができる。

(部外者の閲覧)

第46条　保存中の文書を国又は地方公共団体の職員が職務上閲覧することを求めたときは、当該文書に係る事務局長の承認を受けて閲覧させることができる。

(保管中の文書の閲覧)

第47条　第43条から前条までの規定は、保管中の文書について準用する。

(廃棄の手続)

第48条　保存期間の満了した文書は、事務局において事務局長の決定を経て廃棄しなければならない。

(保存文書台帳の登記)

第49条　前条の規定により廃棄したときは、保存文書台帳に廃棄した旨を登記しなければならない。

(廃棄の方法)

第50条　廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認めるものは、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。

(廃棄の特例)

第51条　保存期間が永年の文書で、保存期間が10年を経過し、事務局長が保存の必要がないと認めたものは、廃棄することができる。この場合においては、前2条の規定を準用する。

(保存の延長)

第52条　保存期間の満了した文書であって、なお保存の必要があると認められるものは、第48条の規定にかかわらず引き続き保存することができる。

(保存文書台帳への登記)

第53条　前条の規定により保存を延長したときは保存を延長した旨を保存文書台帳に登記しなければならない。

(書庫の管理)

第54条　保存中の文書を管理する書庫は、事務局において管理するものとする。

(書庫内の保全)

第55条　事務局長は、文書の損傷防止のため、常に、書庫内の通気、防湿等に努めなければならない。

(マイクロフィルムの撮影等)

第56条　保存中の文書は、マイクロフィルムに撮影することができる。

(電子情報の管理)

第57条　第2条から第5条までの規定は、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、議会が組織的に用いるもの(以下「電子情報」という。)の管理について準用する。

(電子情報目録)

第58条　事務局に、別記第16号様式の電子情報目録を備えなければならない。

(取得及び作成)

第59条　事務局が電子情報を取得したとき又は作成したときは、電子情報目録に登記しなければならない。

(整理)

第60条　事務局長は、電子情報を容易に検索できるよう整理しなければならない。

(電磁的記録媒体等の管理)

第61条　事務局長は、電子情報を記録した電磁的記録媒体等(録音テープ、ビデオテープ、フロッピーディスク及びCD―R等をいう。以下同じ。)を、当該電磁的記録媒体等の種別に応じた適切な場所で管理しなければならない。

(保存期間)

第62条　事務局長は、当分の間、分掌事務の内容に応じて、電子情報の保存期間を定めるものとする。

(破棄)

第63条　事務局長は、保存期間の満了した電子情報を破棄したときは、電子情報目録に登記しなければならない。

(雑則)

第64条　この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、事務局長の定めるところによる。